Электронная подпись (ЭЦП) для юридического лица

Развитие информационных технологий позволило создать принципиально новый инструмент – электронно-цифровую подпись, которая представляет собой особый реквизит, обеспечивающий возможность подтверждения истинности сведений, содержащихся в электронной документации.

Основной механизм действия заключается в криптографическом преобразовании и обработки информации, что также позволяет установить принадлежность электронной подписи непосредственно ее владельцу.

При оформлении ЭЦП выдается особый сертификат, который необходим для подтверждения принадлежности проверочного ключа его хозяину. Выдачей этого документа занимаются многочисленные удостоверяющие центры, а также их представители, наделенные подобными полномочиями.

Сертификаты выдаются юридическим и физическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям, процедура оформления и получения для каждого из них имеет свои принципиальные различия.

Однако, вне зависимости от формы лица заявителя, владелец сертификата получает сразу 2 ключа:

1. Закрытый ключ предназначен непосредственно для генерации электронного варианта подписи и подписания электронной документации.
2. Открытый ключ иногда называется ключом проверки, его основная задача заключается в проверки подлинности проставленной в документе электронной подписи.

Все процессы, связанные с оформлением и использованием ЭЦП, регламентируются соответствующим Федеральным законом.

В соответствии с ним также определяется классификация электронных подписей и выделяется 3 основные разновидности:

1. Простая ЭЦП чаще всего используется физическими лицами, с ее помощью можно подтвердить факт подписания электронного документа определенным лицом.
2. Усиленная неквалифицированная ЭЦП использует уже не коды и пароли в отличие от предыдущего вида, а криптографическое преобразование данных. Этот механизм позволяет не только установить лицо, поставившее свою подпись в документе, но и проверить документацию на предмет изменений, которые вносились уже после факта подписания.
3. Усиленная квалифицированная ЭЦП является аналогом предыдущего варианта, но в процессе подписания документа и проверки проставленной подписи используется механизм криптозащиты, сертификат на который принадлежит Федеральной службе безопасности. Далеко не все удостоверяющие центры имеют право на оформление и выдачу подобных ЭЦП.

Область применения

Область применения ЭЦП на сегодняшний день является довольно широкой, ниже рассмотрение основные сферы деятельности, в которых может пригодиться данный реквизит:

1. Оформление электронного документооборота, в данной области используются любые виды ЭЦП. Возможность задействования ЭЦП вместо личной подписи на бумажных документах позволяет применять этот механизм в кадровом деле, торговле, промышленности, законотворческой деятельности, при подписании приказов, а также в процессе обмена документов между внутренними или внешними структурами. Особую роль играет электронная подпись при осуществлении межкорпоративного документооборота, поскольку только заверенные с ее помощью электронные акты могут использоваться в качестве доказательств, обладающих юридической силой, в ходе судебных разбирательств.
2. Оформление различной отчетности для контролирующих инстанций. Здесь ЭЦП также применяется для обеспечения документации юридической силой, а способ их предоставления ответственным органом остается на усмотрение оформляющей стороны, что в значительной степени облегчает процесс сдачи электронной отчетности.
3. Получение различных государственных услуг. ЭЦП позволяет заверять все документы, заявления и письма, которые направляются в различные государственные инстанции и структуры. В 2013 году была начата выдача универсальных электронных карт, в которые изначально встроена усиленная ЭЦП, что позволяет не только получать государственные услуги, но и оплачивать полагающую пошлину. Удобство подобных карт сложно переоценить, поскольку они заменяют собой большое количество документов и упрощают осуществление ряда процедур.
4. Участие в электронных торгах. ЭЦП в данном случае используется заказчиками и поставщиками, механизм позволяет подтвердить реальность всех предложений, что обеспечивает безопасность остальных участников торгов. К тому же, использование электронных подписей представителями обеих сторон позволяет заключать договоры и контракты, обладающие юридической силой.
5. Представление заверенных документов в арбитражный суд, действующее законодательство приравнивает их к письменным доказательствам при возникновении разногласий и спорных ситуаций между различными организациями.
6. Осуществление документооборота с участием физических лиц. На текущий момент подобная практика не особо распространена, но встречается в организациях, в штате которых присутствуют сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по удаленному доступу. Это позволяет сократить личные визиты к работодателю, поскольку ЭЦП позволяет заверять заключаемые договора или акты, свидетельствующее о приеме и сдаче проделанной работы.

ЭЦП для Госуслуг

ЭЦП необходима для прохождения процедуры регистрации на Едином портале Госуслуг.

Сразу после этого предоставляется доступ к личному кабинету пользователя, через который можно воспользоваться следующими услугами:

1. Замена или получение нового документа, удостоверяющего личности гражданина РФ.
2. Оформление заграничного паспорта.
3. Предоставление актуальной информации о текущем состоянии счета в ПФР.
4. Получение сведений обо всех предыдущих обращениях в ПФР и имеющихся накоплениях.
5. Получение сведений обо всех штрафах в ГИБДД.
6. Прохождение процедуры регистрации транспортных средств.
7. Ознакомление с инструкциями и документацией, связанной с исполнительным производством, а также получение справок и свидетельств о его ходе или полном отсутствии.
8. Оформление выписок об имеющихся задолженностях перед налоговыми службами.
9. Представление налоговой декларации ответственным государственным структурам.
10. Оформление постоянной или временной регистрации.
11. Получение адресно-справочных информационных сведений.
12. Получение иных услуг, информация о которых содержится на Едином портале.

Как и где получить?

Для получения ЭЦП необходимо обратиться в один из удостоверяющих центров. При желании оформить квалицированную подпись необходимо заранее знать, имеется ли у конкретного центра аккредитация для их выдачи.

Юридическим лицам для оформления заявки нужно обязательно иметь при себе:

1. Полный пакет учредительной документации.
2. Выписка из государственного реестра, подтверждающая внесения в него сведений о данном юридическом лице.
3. Справка, свидетельствующая о постановке на учет в налоговой инспекции.
4. Доверенность, прошедшая процедуру заверения в нотариальной конторе, если заявка оформляется не учредителем, а иным лицом.

Порядок и условия получения

Порядок и условия получения ЭЦП зависят не только от вида подписи, но и от регламента конкретного учредительного центра.

Обычно, подбираются наиболее оптимальные условия в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, а стандартный порядок осуществления процедуры соответствует следующему алгоритму:

1. Передача реквизитов сотрудникам учредительного центра, сделать это можно по электронной почте или совершив личный визит в выбранную инстанцию.
2. Получение счета и оплата услуги по оформлению электронной подписи.
3. Оформление необходимого пакета документов.
4. Подача заявления, которое должно быть оформлено в соответствии с установленной формой. Бланк обычно предоставляют сотрудники учредительного центра.
5. Визит в офис для получения ЭЦП.

Пакет документов

Получить ЭЦП невозможно без наличия пакета документов, который включает в себя:

1. Выписка из государственного реестра, подтверждающая внесение в него сведений о юридическом лице. С момента выдачи справки до ее передачи в учредительный центр должно пройти не более месяца, после чего она будет считать недействительной.
2. Заявление о получении электронной подписи, бланк предоставляется сотрудниками учредительного центра.
3. Паспорт гражданина РФ лица, на чье имя будет изготовлена электронная подпись, а также ксерокопия всех его страниц.
4. Нотариально-заверенная доверенность на осуществление подобной деятельности, если заявителем является не непосредственный руководитель предприятия. Также, на ней в обязательном порядке должна присутствовать личная подпись руководителя и печать организации. Доверенное лицо должно будет дополнительно приложить к пакету документов оригинал своего паспорт и ксерокопию всех его страниц.
5. Копия приказа о вступлении в должность руководителя предприятия, документ должен обязательно пройти процедуру нотариального заверения.

Сроки и стоимость

Выданный сертификат имеет ограниченный срок действия, который составляет 1 год с момента выдачи. Однако, документы, в которых была проставлена соответствующая подпись, продолжают обладать юридической силой и после истечения срока действия сертификата.

Стоимость оформления ЭЦП зависит от ценовой политики и регламента конкретного учредительного центра, для юридических лиц оказание этой услуги обычно обходится не менее 2500 рублей. Дополнительные расходы возникают при уплате государственных пошлин во время сбора пакета документов и нотариальном заверении копий.

Особенности и нюансы получения и использования

При получении и использовании электронно-цифровой подписи необходимо учитывать следующие значимые нюансы:

1. Необходимо заранее определить, для каких целей будет использоваться ЭЦП, чтобы выбрать наиболее подходящий вид. Например, счета-фактуры могут быть использованы для вычета НДС только при подписании квалифицированной подписью. Однако, при работе исключительно с внутренним документооборотом, можно ограничиться и обычной подписью.
2. Следует предварительно убедиться в отсутствии каких-либо ограничений на применение выбранного сертификата в определенной информационной среде. Проблемы возникают в редких случаях, если отдельные операторы работают только с сертификатами, которые были оформлены в их учредительных центрах.
3. Получить квалифицированную подпись можно лишь в ограниченном количестве учредительных центров, имеющих соответствующую аккредитацию. Актуальный список всегда можно проверить на официальном сайте Минкомсвязи РФ.

Недостатки и преимущества

Ежегодно все большее количество юридических лиц оформляют и получают ЭЦП, поскольку такая практика обладает следующими положительными сторонами:

1. Заверенные документы в электронном формате доставляются гораздо быстрее бумажных аналогов.
2. Экономия не только финансовых средств, но и времени при работе с электронной документацией.
3. Ускорение большинства бизнес-процессов, что положительно сказывается на финансовом обороте.
4. Возможность автоматизации отдельных процессов, если речь идет о работе исключительно с электронной документацией.