Грамотно составленное коммерческое предложение (КП) может привлечь новых потенциальных клиентов и партнеров, принести быструю прибыль. Это простой и мало затратный способ увеличить прибыль вашего предприятия.
Именно КП является документом, призванным в краткой форме описать все выгоды и условия от сотрудничества, способным заинтересовать как можно больше людей. Оно должно сразу привлечь клиента, поэтому часто его передают лично, а не только рассылают по разным адресам.
Важно, чтобы после прочтения, потенциальный партнер или клиент сразу связался по электронной почте или позвонил по телефону:
- чтобы вызвать первоначальный интерес, нужно представлять себе или иметь какую-либо информацию о целевой аудитории;
- следует хорошо изучить своих конкурентов, чтобы предложить более выгодные условия и таким способом начать сотрудничество;
- в КП можно указать на выгодные акции или дополнительных услугах, которые сразу привлекут внимание;
- не стоит заниматься описанием характеристик товара или услуг, так как лучше всего сделать действительно уникальное предложение, которое не смогут предложить конкуренты.
Виды коммерческих предложений
Сегодня существует два основных вида коммерческого предложения, которые активно используются, вот только правила их написания несколько различаются:
- Так называемое, “холодное” КП, рассылается множеству клиентов, чтобы донести до них информацию о товаре или услуге. Поэтому текст должен быть не очень большим, к тому же главная задача состоит в том, чтобы предложение было прочтено до конца, а не выброшено в мусорную корзину сразу после открытия и прочтения первых строк. При этом используется не только электронная почта, но и нестандартные конверты, например, с запахом, или доставка лично в руки.
- Персонифицированное или “горячее” предложение делают тогда, когда состоялись первые переговоры или клиент проявил интерес к “холодному” КП. Его составление требует не только указания фамилии и должности клиента. Здесь нужна конкретика, в том числе дата, срок действия выгодных условий, параметры сделки, обязательства, конкретные цены, сумма договора и т.д.
Структура
Очень важно перед составлением разработать план и структуру коммерческого предложения, чтобы каждый, кто с ним ознакомится, смог сразу уяснить суть, а не задавать вопросы. Ведь отвечать на них будет некому.
Советы:
- Лучше всего использовать фирменный бланк, в котором есть не только логотип, но и вся контактная информация.
- Главная задача заголовка, который должен носить рекламный характер, состоит в том, чтобы сразу привлечь внимание и вызвать интерес. Только тогда возрастает шанс, что остальной текст будет прочтен до конца. Поэтому важно указать конкретную выгоду в цифрах.
- Небольшой вступительный абзац тоже должен быть наполнен конкретным содержанием, которое позволит узнать суть предложения.
- В основном тексте не стоит уделять слишком много внимания техническим деталям и характеристикам. Для этого можно подготовить специальное приложение.
- Не стоит говорить о преимуществах, особенно используя общие фразы, клиенту интересно узнать о выгодах для себя. Это может быть более выгодная цена, дополнительные бонусы и скидки, возможность хорошо сэкономить.
- Предложение не должно быть сухим, его надо сделать продающим и поэтому можно использовать как разную форму подачи, так и цвет или конкретные данные. Будет неплохо указать на тех партнеров, с которыми тесное сотрудничество продолжается уже не первый год. Особенно если они хорошо известны.
- Будет неплохо определить ценовые рамки, но важно помнить, что многие клиенты хорошо знают существующие цены на товар или услуги, поэтому так важно акцентировать внимание на дополнительных возможностях.
- Не стоит в одном предложении предлагать сразу несколько товаров или услуг. Это лишь приведет к определенной путанице. Лучше это сделать после того, как клиент выйдет на связь по электронной почте или телефону. Поэтому призыв сразу позвонить станет более уместен.
- Выделяя заголовок и подзаголовки, используя списки, цвет и жирные шрифты, надо постараться уложиться в одну страницу и не забыть указать контакты лица, отправившего предложение, со всеми реквизитами, а также указать дату и срок действия, чтобы это побудило быстрее связаться.
Будет неплохо иметь больше информации о самом потенциальном клиенте, чтобы лучше понимать, что его действительно сможет заинтересовать.
Рекомендации по написанию эффективного КП
Не стоит даже грамотно составленное коммерческое предложение рассылать буквально всем без изменений. Некоторые различия и дополнения сделают его более эффективным, и результат не заставит себя ждать.
Советы:
- Используя определенные шаблоны, все же требуется найти индивидуальный подход. Клиент должен почувствовать выгоду, прочитав буквально первые строчки.
- Если предложение не уложилось в один лист, то и второй должен быть фирменным, иметь соответствующую “шапку”. Иногда вверху слева указывают не только дату, но и регистрационный номер. Это неплохо для делопроизводства, но, с другой стороны, может сыграть негативную роль, так как многие клиенты хотят быть первыми, а не сотыми.
- Неплохо указать конкретную фамилию или имя и отчество, но не надо слишком увлекаться лестью, так как это вызывает недоверие и раздражение. Лучше всего с первой строки создать повод для диалога и представить точную информацию, которая поможет сэкономить и получить дополнительную прибыль. Раскрыть некоторые подробности можно чуть ниже, однако важны только факты.
- Стиль изложения не должен быть слишком оригинальным, но в то же время не стоит его делать сухим, используя приевшиеся стандарты и шаблоны. Важно все оформить так, чтобы была возможность воспринять сведения как с листа бумаги, так и экрана компьютера.
- Не стоит увлекаться приложениями, хотя их количество может быть неограниченно, а вот указывая конкретные цены, надо обязательно проставить срок их действия, так как ситуация может измениться. Тогда можно или потерять доверие, или понести убыток, особенно если дело касается оферты.
- Согласно законодательным актам оферта позволит практически сразу заключить договор, если сторона, то есть акцепт, сразу приняла предложение. Здесь есть свои преимущества, но важно помнить о том, что условия, прописанные в договоре, должны неукоснительно соблюдаться, поэтому надо не только все юридически грамотно обосновать и оформить, но и соблюсти все сроки и указанные цены.
- Кроме телефона и электронного адреса будет неплохо указать дату следующего обращения, чтобы была возможность еще раз напомнить о себе. Не надо пренебрегать личной подписью, которая должна стоять рядом с фамилией, именем, отчеством, а также должностью.
Надо постараться разделить потенциальных клиентов на несколько основных групп.
Кто-то заинтересован в более низкой цене, а кто-то – в более широком спектре предоставляемых услуг.
Типичные ошибки
Очень часто предложение так и не вызывает отклика, так как при его составлении были допущены небольшие, но весьма часто встречающиеся ошибки.
Советы:
- Не стоит писать усредненное КП, которое рассчитано на целую группу и больше напоминает обычный рекламный листок. Только индивидуальный подход значительно повышает шансы.
- Текст не должен быть скучным, поэтому его размер может превышать одну страницу. Нужно только не рекламировать свою компанию, а больше апеллировать к клиенту, убеждая его в выгодности.
- Каждый абзац должен начинаться с красной строки, следует выдерживать один интервал, все необходимо выровнять по ширине. Минимум шрифтов, особенно мелких, деловой стиль изложения, с использованием небольшого количества специфических терминов и слов.
- Крайне важно избегать грамматических и орфографических ошибок, так как это сразу вызывает негативную реакцию, а также следует ограничить использование клише, которые просто перестают восприниматься. Надо создать легкий диалог между продавцом и покупателем и не использовать сложные речевые обороты и предложения.
- Предложение должно четко указать пути решения той или иной проблемы, возможности снизить расходы и увеличить доходную часть. Задача состоит в том, чтобы донести информацию в небольшом . В каждом абзаце их должно быть не более трех-пяти.
Избегая этих типичных ошибок, удастся создать такое коммерческое предложение, которое действительно сработает и позволит расширить бизнес, а также получать стабильный доход.
Примеры удачных коммерческих предложений
Здесь можно увидеть некоторые примеры, которые помогут яснее понять, как следует составлять и готовить КП.
В данном случае речь идет о сервисе холодильных систем. Задача предложения состояла в том, чтобы найти клиентов, которые имеют торговое холодильное оборудование. Именно его обслуживанием могут заняться специалисты компании.
Еще один пример того, как можно в краткой форме рассказать об основных выгодах, которые принесет это КП.
Здесь можно увидеть развернутое КП, которое было оформлено с использованием цвета, шрифта и картинок, чтобы привлечь внимание. Правда, такое предложение лучше вручать непосредственно клиенту, так как если оно будет передано по факсу, то многое будет утеряно и эффект восприятия снизится.
При составлении коммерческого предложения не надо бояться проявить фантазию, потому что главное здесь – индивидуальный подход и умение кратко изложить всю необходимую информацию.
Loading...