Квитанция к приходно-кассовому ордеру: как заполняется и для чего нужна?

Приходно-кассовый ордер представляет собой официальную бумагу, которая отражает поступление наличных финансовых средств в кассу предприятия.

Этот документ придется в обязательном порядке заполнять в одном из следующих случаев:

1. При получении наличных средств в каком-либо из кредитных предприятий.
2. Продажа продукции в розницу через наличный расчет с клиентов.
3. Увеличение уставного фонда за счет поступления туда финансовых взносов.
4. Если осуществляется возврат оставшихся денежных средств, находящихся в подотчетном состоянии.
5. Возвращение финансов, выданных ранее в качестве кредита.

Если приходно-кассовый ордер отсутствует, то это будет свидетельствовать о довольно серьезном нарушении дисциплины кассовой работы. В качестве последствий выступают довольно серьезные штрафные санкции.

Если в данном документе есть помарки, ошибки, ошибки в заполнении или же приведение неправильных сведений, то данные факты приравниваются к отсутствию этой бумаги. Это связано с тем, что ни одно исправление в документации, связанной с оборотом финансовых средств, недопустимо.

Порядок оформления

Для выдачи приходно-кассового ордера существует специально разработанный официальный бланк, который обязан выдавать кассир, бухгалтер или человек, заменяющий одного из них. На нем должна стоять подпись главного бухгалтера или иного работника, на которого возложены данные полномочия, а также печать либо штамп кассира.

Оформляется данная документация в следующем порядке:

1. Код подразделения необходимо проставлять только в случае, если выдача приходного ордера осуществляется в одном из филиалов или обособленных подразделений компании.
2. Ячейка «дебет» должна содержать в себе счета кассы, которая должна согласовываться с планом счетов бухучета.
3. В графе «дата» прописывается сегодняшнее число в цифровом формате.
4. Все приходные ордеры номируются в обязательном порядке, поэтому на бланке имеется соответствующая графа – «номер документа». Стоит отметить, что на этих бумагах не должны находиться сдвоенные номера или же номера, записываемые не по порядку.
5. Проставляют наименование подразделения только в одном случае – если финансовые средства направляются на счет предприятия. Во всех остальных случаях она должна оставаться пустой. Название компании прописывается в строгом соответствии с уставной документацией фирмы.
6. Обязательно проставляют такой реквизит, как ОКПО.

Образец

Нюансы и особенности составления

Главным нюансом, так или иначе связанным с составлением и выдачей приходно-кассового ордера, является категорический запрет на внесение в бланк изменений любого рода.

Кроме того, не допускается указание ненужной информации, которая не будет иметь отношения к данной операции. Как уже говорилось выше, не следует вносить в бланк разного рода изменения и дополнения, совершать там ошибки. В противном случае, кассир имеет полное право отказать в принятии этого документа.

Если будет замечено подобное нарушение, то для физических лиц наказание будет назначено в виде штрафа, размер которого не будет превышать 5 тысяч рублей, а для компаний размер такого платежа составляет 50 тысяч рублей.

Обычно, данный бланк заполняется только в одном единственном экземпляре, причем делает это только бухгалтер компании. Ордер фирма оставляет у себя, а отрезную квитанцию передают человеку, который внес на счет предприятия финансовые средства.

Срок действия, хранение

Хранить данные документы компания в своем архиве обязана в течение минимум 5 лет. Это необходимо на случай проведения налоговых и иных финансовых проверок, причем работники этих служб в обязательном порядке затребуют данную документацию.

Действует данный документ разово. Сразу же после заполнения приходно-кассового ордера кассир или бухгалтер обязан принять финансовые средства и выдать соответствующую квитанцию, которая будет свидетельствовать о совершенной финансовой операции.

https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Рекомендации к заполнению

Разработанная официальная форма приходно-кассового ордера включает в себя 2 основных части – ордер и специальная квитанция. Обе части бумаги обязательно заполняются одним и тем же человеком, в качестве которого выступает ответственное лицо организации, имеющее на это право.

Обычно, в такой роли выступает бухгалтер или кассир, однако этим может заняться и один из учредителей предприятия.

Квитанция этого документа заполняется точно также, как и сам ордер. Ее также придется подписать и скрепить официальной печатью предприятия. Часть документа, оставшаяся у работника предприятия, регистрируется в специальном журнале кассовых операций. Кроме того, вся документация, которая его сопровождала, обязательно штампуется специальной маркировкой «Получено» с проставлением соответствующей даты получения финансовых средств.

Зачастую, вместе с приходно-кассовым ордером идут определенные документы, перечень которых следует обязательно указать в приложении к этой бумаге. В приложениях также указывают не только сами документы, но и дату их выдачи.

Если операция совершается между физическим лицом и компанией, то нужно будет прописывать фамилию, имя, отчество вносящего деньги человека, причем обязательно в родительном падеже.

Следует точно прописывать основание поступления денег, также в соответствующей графе прописывают общее содержание хозяйственной операции. Все незаполненные графы данного документа отмечаются прочерком.